2015 m. lapkričio 25 d.

LAVA tema: organizacijų renginiai – tarp kaštų ir atsakingumo

LAVA teminis lapkričio susitikimas ir praktinė narių patirties pasidalijimo sesija buvo skirta plačiau sužinoti apie darnių renginių organizavimą ir jo standartą ISO 20121:2012 bei pasidalinti originaliomis idėjomis, kokius renginius organizuoja patys LAVA nariai savo organizacijose.

Praktinė sesija

Neretai pritrūkstame idėjų, kokią šventės idėją ar temą pasiūlyti savo kolegoms ar vadovams, tad nusprendėme idėjų pasisemti vieniems iš kitų.

Po teminio pranešimo ir diskusijos nariai pasidalijo savo praktika, kaip ir kokius renginius organizuoja savo įmonėse, kas labiausiai pasiteisina, kokie metiniai, mažesni ar didesni renginiai vykdomi įmonėje (vasaros išvykos, žiemos šventės, gimtadieniai ir pan.), kokios būna jų temos, užsiėmimai jų metu, kokiose vietose juos organizuoja, kokie buvo įspūdingiausi ar labiausiai patikę renginiai darbuotojams ir pan., džiaugėsi išgirdę gerų idėjų, kurias galėtų pritaikyti savo įmonėse.

Į visa tai mėginome pasižiūrėti ir per atsakingo verslo prizmę, aptariant, ir kokios dovanos švenčių metu galėtų būti laikomos atsakingomis, o kokios – ne ir kodėl bei su kokiomis problemomis susiduriama, norint pakeisti įsisenėjusias tradicijas.

Renginys vyko pas LAVA narius – banko "Swedbank" centrinėje būstinėje.
Toliau – plačiau apie pristatytą darnių renginių standartą ir jo diegimo praktiką.

Pranešėja
Susitikimo viešnia – Valda Chošnau, UAB EXITUS, darnaus verslo ir vystymosi konsultacijų bendrovės vadovė.

UAB EXITUS buvo atsakingi už pirmąjį Lietuvoje tvarų renginį, įgyvendintą vadovaujantis ISO 20121:2012 standartu – „Swedish Business Awards 2015“.

V. Chošnau pasidalino savo žiniomis apie darnaus renginio organizavimą, supažindino su tvarių renginių organizavimo standarto reikalavimais, atsakė į gausius dalyvių klausimus.

Pirmas darnus renginys Lietuvoje

Standartas radosi organizuojant Londono olimpines žaidynes 2012 m. Ekspertų ir Londono olimpinių žaidynių organizatorių skaičiavimais, renginys sugeneravo 3,4 mln. anglies dvideginio emisijų ir balansui atstatyti būtų reikalinga 2,7 mln. svarų sterlingų (3,71 mln. eurų).

Toliau šis standartas buvo naudojamas Švedijoje: 2013 m. juo vadovaujantis buvo organizuota „Eurovizija“. Tad ne veltui Lietuvoje pirmasis tokio tipo renginys buvo būtent su Švedijos iniciatyva – tai buvo metinis renginys „Sweedish Business Awards 2015“.  Iniciatoriai pageidavo ne tik įvertinti, koks bus renginio poveikis (kokios jo anglies dvideginio emisijos), bet ir jas kompensuoti.

Vaizdo rezultatas pagal užklausą „ISO“Viešnios pastebėjimu, standartas nenumato daromo poveikio kompensavimo mechanizmo, tą nuspręsti turi pati organizacija – kiek ir kaip / ar ji nori kompensuoti padarytą poveikį.

Kadangi renginys Lietuvoje turėjo atitikti ir tam tikrus reikalavimus, susijusius su Švedijos karališkosios poros vizitu, tai buvo gan brangus poveikio prasme renginys.  Kadangi organizatoriai itin svarbiu aspektu laiko aplinkosaugą, buvo nutarta renginį kompensuoti sodinant medelius – pasodinti 5050 tūkst. pušelių. Paskaičiuota, kad viena pušelė gali atsverti 5-8 kg anglies dvideginio emisijos.

Pastaba: kompensuoti galima ne vien aplinkosauginius poveikius. Svarbu, kas svarbiausia užsakovui, jo suinteresuotoms šalims. Tačiau tai – jau už standarto ribų.

Tad kaip organizuoti darnų renginį?

P. Valdos darbas – suskaičiuoti renginio poveikį ir organizatoriams ar užsakovams padėti pasiekti kuo mažesnes emisijas. Pradėti reikia jau planuojant keliones, nakvynes, sudarant meniu ir organizuojant visą renginį nuo pat planavimo – tad geriausia, ne mažiau nei prieš pusę metų.

Kas įdomu – svarbus planuojamo renginio suderinimas su suinteresuotomis šalimis, jų lūkesčių išsiaiškinimas, renginio vidinė ir išorinė komunikacija.

Beje, tai gali būti viena iš daugiausia laiko organizavimo pradžioje užimančių veiklų! Svarbu, ir kokios žinutės skelbiamos apie tą renginį - tvaraus tikslo žinomumo didinimas, informacijos apie darnaus renginio svarbą viešinimas.

Jos teigimu, renginio vieta ir atvykimas yra vienas esminių klausimų, vertinant, ar renginys organizuojamas atsakingai, t. y. kaip dalyviai atvyksta ir išvyksta, kokios transporto priemonės naudojamos ir koks jų poveikis aplinkai. Lėktuvų, traukinių, autobusų ir automobilių poveikis aplinkai labai skirtingas.

Svarbus atsakingo renginio aspektas – ar reikalingas svečių apgyvendinimas, ir jei taip – koks jis. Kuo prabangesnis viešbutis – tuo didesnes anglies dvideginio emisijas sąlygos, lyginant su paprastesniu.

Vertinama viskas: net iš kokio popieriaus yra pagaminti lankstinukai, plakatai ar kvietimai, renginio papuošimas ir dekoracijos, kiek elektros sunaudos apšvietimas, šildymas / vėsinimas, garso ar kt. įranga, net renginių vedėjų apranga.

Kaip vaišinti darniai

Vienas svarbiausių darnaus renginio aspektų – maistas. Svarbu kreipti dėmesį, ar ar patiekalai bus pagaminti iš vietinių maisto produktų, ar bus stalo vanduo ąsočiuose ar siūlomas buteliukuose, o jeigu buteliukuose, tada – kokiuose, ir taip toliau.  

Pvz., maisto tiekėjo reikalavimuose yra numatyta:  50 proc. arba daugiau maisto dalies turi sudaryti sezoniniai ir / ar regiono ekologiški produktai. Ne mažiau nei 70 proc. vandens turi būti stalo vanduo ąsočiuose, 25 proc. V. Chošnau teigimu, mokslinėmis studijomis pagrįsta maisto produktų žala aplinkai yra skirtinga, pvz., jautiena 15 proc. labiau didina klimato kaitą.

Būtinas meniu vegetarams, įskaitant sojos pieną. 

Ypač svarbu – kiek įmanoma minimalus neperdirbamų atliekų kiekis, atliekų rūšiavimas renginio pasirengimo, aptarnavimo ir tvarkymosi po renginio metu.

Tiekėjai 

p. Valda pripažino, kad sudėtingiausia dalis organizuojant atsakingą renginį – tiekimo grandinė ir jos kontrolė. Užsakovas pats turi nuolat stebėti tiekėjų darbą, reikalauti etiško verslo įsipareigojimų.

Tačiau ne visi paslaugų teikėjai yra pasiruošę atitikti reikalavimus, apie kuriuos įmonėms yra siunčiami klausimynai, kuriuose klausiama įvairių atsakingos praktikos dalykų, net ir tokių kaip, ar bendrovė turi verslo etikos kodeksą, ar stebi savo veiklą aplinkosaugos ir socialiniais aspektais ir pan.

Užsakovo rolė – aktyvus dalyvavimas

Auditas ir vadovybės įsitraukimas bei nuolatinė priežiūra – labai svarbūs standarto aspektai. Auditavimas vyksta ir proceso metu, ir po renginio. Po audito stebima, kuriose vietose vysta neatitikimas standartui, kuriose – verta pasitempti ateityje.

Tad vienas standarto esminių aspektų – skaidrumas ir viešinant, kas padaryta, ir pripažįstant, kas nepavyko, ką reikės pataisyti kitais metais ar kituose renginiuose. Ataskaita apie renginį taip pat turi būti pristatyta suinteresuotomis šalimis.

Organizavus pirmą darnų renginį, įdiegus standartą,  tarsi užsikeliama tam tikra jo kokybės kartelė, vėliau kylama aukštyn:  standartas leidžia stebėti savo pažangą ir aiškiai parodo koreguotinas vietas, leidžia atsakingai organizuoti kitus savo renginius.  

Plačiau apie standartą ir jo naudojimą (anglų kalba, ISO šaltinis)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Susitikimo akimirkos:

LAVA informacija ir foto.

Narystės forma

Ataskaitos

D. U. K.

Kontaktai / Contacts